中年プログラマーの副業ずかん

中年おやじのお小遣いアップ作戦

EXCELをACCESSで加工したい!外部データの取り込み!


時々、取引先から大きなサイズの
エクセルファイルがメールに添付されて
来ることがあります。

私が勤めている会社はケチなので
非力なメールサーバーを使っているため
容量の大きな添付があると
正常に受信できない時もあり、
結構、困ってしまいます。

ファイルを開けてみると、
たぶん基幹システムから出力した
1年分ぐらいのデータを
エクセルを使って集計しているようで

表示されている行だけだと
大した事がないのですが、
折りたたんで見えなくなっている
膨大な行が裏にひそんでいる
ような感じです。

これではファイルも大きくなりますね。

こんなデータをメールで送りつけてくる
のも迷惑な話ですが、

他に方法を知らないと、
こうなってしまいますね。

とりあえず、エクセルファイルでも
大きなファイルは圧縮してくれれば
うれしいですね。


スポンサードリンク

ACCESSって知っていますか?

マイクロソフトのオフィス製品に
ACCESS(アクセス)という
プログラムがあります。

EXCEL(エクセル)は表計算ソフトと
呼ばれる種類のプログラムですが

アクセスは、データベースと呼ばれる
種類のプログラムです。

沢山のデータを集計したり
抽出したりするのが得意です。

私が仕事でパソコンを使い始めた頃は
表計算ソフトと言えば「ロータス123」で
使いやすいソフトではありましたが

当時のパソコンの能力が低かったため
沢山でデータを処理しようとすると
パソコンの動きが遅くなり、
仕事になりませんでした。

そのため、データの集計は、
基幹システム側のデータベースで行い、
その結果を表計算に取り込んで
加工するのが一般的でした。

今は、パソコンの性能も向上したので、
沢山のデータでもエクセルで処理して
しまえますが、得意ではないですね。

私は、件数が何万件というデータを
扱う場合は、アクセスに取り込んで、
処理した結果をエクセルで見やすく
加工する事にしています。

集計や抽出はアクセスで行い、
印刷する時の見栄えを整えるのに
エクセルを使う感じです。

そうすると、集計の条件を変更したり
途中で計算式を入れても、
処理する速度が速くなります。


スポンサードリンク

アクセスにデータを取り込む

基幹システムからCSV形式でデータを
出力できれば、エクセルに取り込むのも
アクセスに取り込むのも大差ありません。

私が会社で使っているアクセスは
2003と古いので、見た感じが
現在のものと違うかも知れませんが、

「外部データの取り込み」を
覚えてしまえば、
その後の処理が簡単になります。

「外部データの取り込み」は、
エクセルやテキストデータなどを
アクセスに取り込むためのメニューです。

この機能を使う事で、
エクセルのデータをデータベースに
変換する事ができます。

既にあるテーブルに取り込んだり、
取り込む際に新規でテーブルを作ったり
することができます。

用語解説

普段、エクセルを使っている人には
聞き馴染みのない
アクセス(データベース)の用語です。

テーブル

データベースでのデータを格納する
場所の事です。

列と行の表形式でデータが格納されます。

クエリ

検索条件や集計条件などを定義する
場所の事です。


スポンサードリンク

-パソコンの悩み